So you think you can be… a secretary?

Sekretaris adalah pekerjaan yang identik dengan cewek cantik yang digodain bosnya. Sesimpel itu. Padahal sekretaris itu tugasnya ribet banget. Gue bukan sekretaris yang berpengalaman atau gimana, tapi di sini gue mau berbagi pengalaman yang gue dapet selama jadi sekretaris, baik beneran ataupun cross job bantuin temen.

1. Harus jago bikin surat, at least mencoba
Yang paling rumit itu bikin surat, padahal itu kerjaan utamanya sekretaris. Kalau nggak bisa ya nggak apa-apa, sambil belajar aja. Lama-lama akan terbiasa. Tapi ya… harap maklum aja kalau surat lu dicorat-coret dengan setumpuk revisi. Harus tetap semangat memperbaikinya. Jangan malah mikir, “Ah buat apa gue bikin ulang? Toh ujung-ujungnya nggak dihargai.”

Menyerah itu adalah big no no bagi seorang sekretaris.

2. Sabar, sabar, sabar
Kadang, ketika udah bikin surat dengan prosedur yang diajarkan guru Bahasa Indonesia, tetep aja disalahin. Wajar, karena kebiasaan yang dipergunakan berbeda-beda. Kalau udah gini ya sabar aja, jangan lupa tanya yang biasanya dipakai di instansi tersebut tuh kaya gimana, biar nggak salah lagi.

Kesabaran juga sangat diperlukan dalam perburuan tanda tangan, apalagi tanda tangan orang yang jabatannya tinggi. Ketemu aja jarang, kalau ketemu pun mesti tunggu Beliau nganggur biar enak diajak ngobrol. Setelah menjelaskan semuanya, barulah dapet goresan acak-acakan itu.

3. Kebiasaan umum
Kalau di sekolah gue, meskipun tidak oleh guru Bahasa Indonesia, dalam surat menyurat diajarkan bahwa:
– Surat tidak boleh telanjang: minta tanda tangan di surat itu nggak boleh asal nyodorin kertas, mesti pakai map.
– Tinta hitam: nggak boleh tanda tangan pakai tinta biru, harus pake pulpen boxy, faster yang dua ribuan nggak berlaku di sini.
Itu aja kayanya yang ngena banget untuk diperhatikan.

4. Back up, baby back up…
Wajib kudu mesti ngarsipin surat dalam bentuk hard copy atau soft copy. Apalagi yang suka numpang kerjain di laptop orang terus disimpen di flash disk. Face it, sebersih apapun lu make flash disk, resiko kena virus itu besar banget. Daripada harus bergadang semaleman ngetik ulang, mendingan back up data di mana-mana.

5. Scan
Kalau elu sama ketua lu sama-sama sibuk, jangan lupa scan tanda tangan kalian berdua. Jadi kalau ada surat yang butuh tanda tangan kalian berdua saja, tinggal pakai yang itu. Kalau ada tanda tangan orang lain juga sih nggak disarankan, soalnya nanti kelihatan banget nggak aslinya.

6. Alat tempur yang lengkap
Alat tempur sekretaris:
– Printer, ngirit daripada harus nge-print di luar
– PC berkoneksi internet, biar gampang kalau mau nyari contoh surat
– Amplop putih panjang
– Map
– Stamp pad
– Pulpen boxy warna hitam

7. Mahir Word dan Excel
Kedua program ini tuh simpel, tapi bakal ngerepotin banget kalau lu nggak bisa makenya.

Misalkan, bikin kop surat. Ya itu pake header aja, jangan manual. Terus garis yang misahin kop dengan badan surat, itu pakai border, bukan garis manual. Kalau manual hasilnya cenderung nggak rapi dan… malu-maluin. Jangan salah, ada aja loh orang yang masih bikin kop pakai cara manual. Terus jangan lupa, save kop surat yang sering lu pake. Biar nggak usah kerja dua kali.

Intinya, kemahiran dalam menggunakan kedua aplikasi ini berbanding lurus dengan kecepatan dan kerapihan kerjaan lu.

Itu aja sih. Tips jadi sekretaris dari dummies untuk dummies. Saran dari gue pribadi sih, harus cerdik. Harus bisa bikin kerjaan jadi mudah, harus bisa menemukan cara termudah dan tercepat dalam mengerjakan sesuatu.

Ingat, pekerjaan itu dikerjakan, jangan terlalu dipikirkan. Namanya saja kerjaan, bukan pikiran.

Semoga berguna!🙂

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s